Federcon S.R.L.

PROCEDURA DI WHISTLEBLOWING

Indice

  • Premessa
  • Ambito di applicazione oggettivo
  • Ambito di applicazione soggettivo
  • Fondatezza della segnalazione
  • Descrizione del processo e delle responsabilità nel Canale interno di segnalazione
  • Precauzioni per la tutela del segnalante
  • Disposizioni finali
  • Modello per la presentazione delle Segnalazioni

Premessa

L’adozione della presente procedura avviene in conformità a quanto previsto dall’art. 2, comma 1, lettera q) n. 3 del D. Lgs. 24/2023 Attuazione della direttiva UE 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali per i soggetti del settore privato, quale risulta essere Federcon S.r.l in quanto:

  • applica la disciplina di cui al D. Lgs. 231/2001;
  • adotta un Modello di Organizzazione e Gestione previsto dalla normativa 231/2001;
  • ha impiegato, nell’ultimo anno, una media di lavoratori subordinati, con contratti di lavoro a tempo indeterminato o determinato, in misura inferiore a 50 (cinquanta).

La presente procedura ha lo scopo di istituire un canale interno idoneo a garantire la ricezione, l’analisi ed il trattamento di segnalazioni, anche in forma anonima, relative alle informazioni sulle violazioni intese come comportamenti, atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’ente privato e che consistono in condotte illecite rilevanti ai sensi del D. Lgs 231/2001 (Modello 231) o violazione dei modelli di organizzazione e gestione ivi previsti (Codice etico).

La presente procedura ha altresì lo scopo di definire le attività necessarie alla corretta gestione delle segnalazioni da parte dell’Organismo di Vigilanza nonché dettagliare, le forme di tutela che la Società accorda e garantisce ai soggetti segnalanti (cosiddetti whistleblowers), e agli altri soggetti collaterali ai medesimi, così come elencati al successivo paragrafo 4, lett. c, sia in termini di anonimato che di non discriminazione/ritorsione a causa delle segnalazioni presentate, coerentemente con la volontà di Federcon S.r.l di favorire l’emersione di eventuali fenomeni illeciti perpetrati al proprio interno.

1. Ambito di applicazione oggettivo

La procedura si propone di disciplinare il processo di ricezione, analisi e trattamento delle Segnalazioni, da chiunque inviate o trasmesse, anche in forma anonima, nonché le misure di protezione delle persone che effettuano la segnalazione.

Possono costituire oggetto di segnalazione le notizie relative a:

  • Violazioni della normativa nazionale.
    • Rientrano in questa categoria tutti gli illeciti civili, penali, amministrativi e contabili che non rientrano nella categoria della normativa europea.
    • Vi rientrano, inoltre, i reati presupposto di cui al D.Lgs. 231/01 e le violazioni del Modello di Organizzazione e Gestione di cui al medesimo Decreto;
  • Violazioni della normativa europea:
    • Illeciti commessi in violazione della normativa dell’UE indicata nell’Allegato 1 al D.Lgs. 24/2023 e di tutte le disposizioni nazionali che ne danno attuazione. Nello specifico, rilevano per questo punto tutte le violazioni in materia di: contratti pubblici; servizi; prodotti e mercati finanziari; e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi.
    • Atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’UE. A titolo esemplificativo, frodi, corruzione e a qualsiasi altra attività illegale connessa alle spese dell’Unione.
    • Atti od omissioni riguardanti il mercato interno, che compromettono la libera circolazione delle merci delle persone, dei servizi e dei capitali (ex art. 26, paragrafo 2, del TFUE). Sono ricomprese le violazioni delle norme dell’UE in materia di concorrenza e di aiuti di Stato, di imposta sulle società e i meccanismi il cui fine è ottenere un vantaggio fiscale che vanifica l’oggetto o la finalità della normativa applicabile in materia di imposta sulle società;
    • Atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni dell’Unione Europea nei settori indicati ai punti precedenti. In tale ambito vanno ricondotte, ad esempio, le pratiche abusive quali definite dalla giurisprudenza della Corte di Giustizia dell’Unione europea. Si pensi ad esempio a un’impresa che opera sul mercato in posizione dominante. La legge non impedisce a tale impresa di conquistare, grazie ai suoi meriti e alle sue capacità, una posizione dominante su un mercato, né di garantire che concorrenti meno efficienti restino sul mercato. Tuttavia, detta impresa potrebbe pregiudicare, con il proprio comportamento, una concorrenza effettiva e leale nel mercato interno tramite il ricorso alle cd. pratiche abusive (adozione di prezzi cd. predatori, sconti target, vendite abbinate) contravvenendo alla tutela della libera concorrenza.

In relazione alle violazioni della normativa europea, è possibile effettuare la segnalazione sia mediante il canale interno sia mediante quello esterno ed è, altresì, possibile effettuare, in presenza dei presupposti stabiliti dalla legge ed indicati nella presente procedura, la denuncia alle autorità e la divulgazione pubblica.

Sono da considerarsi escluse dall’ambito di applicazione:

  • contestazioni, rivendicazioni e/o richieste legate ad un interesse di carattere personale del segnalante, che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro o inerenti i propri rapporti di lavoro con le figure gerarchicamente sovraordinate (a titolo meramente esemplificativo: segnalazioni riguardanti le vertenze di lavoro e fasi precontenziose, discriminazione tra colleghi, conflitti interpersonali tra la persona segnalante e un altro lavoratore o con i superiori gerarchici, segnalazioni relative a trattamenti di dati effettuati nel contesto del rapporto individuale di lavoro in assenza di lesioni dell’interesse pubblico o dell’integrità dell’ente);
  • violazioni disciplinate nelle direttive, nei regolamenti dell’Unione europea e nelle disposizioni attuative dell’ordinamento italiano che già garantiscono apposite procedure di segnalazione;
  • violazioni in materia di sicurezza nazionale nonché di appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale, a meno che tali aspetti rientrino nel diritto derivato pertinente dell’Unione europea.

2. Ambito di applicazione soggettivo

La presente procedura si applica nei confronti dei:

  • Soggetti segnalanti così come individuati all’art. 3, comma 2 lett.b), comma 3 e comma 4 del D. Lgs 24/2023;
    • i lavoratori subordinati, ivi compresi i lavoratori il cui rapporto di lavoro è disciplinato dal D. Lgs. 81/2015 (a titolo esemplificativo: rapporti di lavoro a tempo parziale, intermittente, a tempo determinato, di somministrazione, di apprendistato, di lavoro accessorio) o lavoratori che svolgono prestazioni occasionali il cui rapporto di lavoro è disciplinato dall’art. 54-bis del D.L. 50/2017, conv. con mm.ii. dalla L. 96/2017;
    • i liberi professionisti, consulenti, collaboratori che prestano la propria attività presso soggetti del settore privato e che potrebbero trovarsi in una posizione privilegiata per segnalare le violazioni di cui sono testimoni;
    • i volontari e tirocinanti, retribuiti e non retribuiti, che prestano la propria attività presso soggetti del settore privato;
    • i soci e le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto presso soggetti del settore privato (a mero titolo esemplificativo: componenti del CdA anche senza incarichi esecutivi, componenti dell’Organismo di Vigilanza).
  • Altri soggetti collaterali ai segnalanti così come descritti all’art. 3, comma 5 del D. Lgs 24/2023:
    • facilitatori, ovverosia le persone fisiche che assistono il segnalante nel processo di segnalazione, risultano operanti all’interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata (a mero titolo esemplificativo: collega dell’ufficio del segnalante o di altro ufficio che lo assiste in via riservata o anche collega che riveste la qualifica anche di sindacalista e assiste il segnalante senza la spendita della sigla sindacale);
    • persone del medesimo contesto lavorativo del segnalante e legate ad esso da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado, anche qualora la relazione affettiva non si concretizza in una vera e propria condivisione della stessa abitazione;
    • colleghi di lavoro della persona segnalante che lavorano nel medesimo contesto lavorativo della stessa e che hanno con detta persona un rapporto abituale e corrente (esclusi quindi gli ex colleghi);
    • gli enti di proprietà, in via esclusiva o in compartecipazione maggioritaria di terzi, della persona segnalante, o per i quali la stessa lavora o ancora quelli che operano nel medesimo contesto lavorativo del segnalante (ad esempio in caso di partnership tra imprese).

La tutela dei soggetti sopra indicati si applica anche:

  • qualora il rapporto giuridico non sia stato ancora avviato ed il segnalante abbia acquisito le informazioni sulle violazioni durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;
  • durante il periodo di prova;
  • successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico qualora le informazioni siano state acquisite nel corso del rapporto stesso.

3. Fondatezza della Segnalazione

Le informazioni relative a punti precedentemente elencati possono costituire oggetto di segnalazione interna o esterna, divulgazione pubblica o denuncia, sia se la violazione sia già stata commessa, sia se non sia stata ancora commessa, ma il segnalante ritenga, sulla base di elementi concreti, che potrebbero ragionevolmente essere commesse.

Inoltre, le informazioni possono costituire oggetto di segnalazione soltanto se siano state apprese nel contesto lavorativo, dovendosi interpretare, tale termine, nel senso di attribuire legittimazione a quei soggetti che abbiano o abbiano avuto un rapporto qualificato, nel cui contesto è stata appresa la notizia oggetto di segnalazione.

Sono irrilevanti eventuali motivi personali che abbiano spinto il segnalante a fare la segnalazione, denuncia o divulgazione, purché questa non consista in contestazioni, rivendicazioni o richieste di carattere meramente personale.

La segnalazione può avere ad oggetto anche condotte volte ad occultare la violazione commessa.

Il segnalante non ha diritto alle tutele previste qualora l’oggetto della segnalazione, divulgazione o denuncia sia un’informazione palesemente priva di fondamento, già di dominio pubblico o acquisita sulla base di indiscrezioni o vociferazioni scarsamente attendibili.

Al momento della segnalazione è necessario eseguire una verifica, sulla base degli indizi concretamente in possesso per valutare se la segnalazione rientri tra quelle oggetto di tutela ex d.lgs. 24/2023.

4. Descrizione del processo e delle responsabilità nel canale interno di segnalazione

Responsabilità

La gestione del canale interno di segnalazione è attribuita al: INDICARE WHISTLEBLOWING Whistleblowing MANAGER Avv. Marco Giuri , dotato di adeguata autonomia e competenza professionale.

La Segnalazione

Le segnalazioni presentate dovranno essere il più possibile circostanziate e riguardare accadimenti riscontrabili e conosciuti direttamente dal denunciante, non riportati o riferiti da altre persone, al fine di consentire ai soggetti deputati alla ricezione e gestione delle segnalazioni una corretta delibazione sui fatti.

Nel riportare la segnalazione si dovrà far emergere in maniera chiara:

  • le circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto oggetto di segnalazione;
  • la descrizione del fatto;
  • le generalità o altri elementi che consentono di identificare il soggetto cui attribuire i fatti segnalati.

Non verranno prese in considerazione quelle segnalazioni che, prive degli elementi sopra indicati, non siano sufficientemente circostanziate.

Qualora ciò sia possibile è consigliabile allegare anche documenti che attestino la veridicità delle dichiarazioni e/o indicare altri soggetti potenzialmente a conoscenza dei fatti.

Verranno prese in considerazione anche eventuali segnalazioni anonime, purché queste siano sufficientemente circostanziate e facciano riferimento a fatti descritti con dovizia di particolari, in modo tale da far emergere fatti e situazioni relazionate con contesti determinati.

Le segnalazioni anonime e la relativa documentazione saranno conservate per 5 anni, a decorrere dalla data di ricezione.

Qualora il segnalante anonimo sia, in seguito, identificato, egli avrà diritto ai medesimi strumenti di tutela garantiti alle altre categorie di segnalanti.

Modalità di presentazione della segnalazione

CANALE INTERNO

Il segnalante può presentare la Segnalazione compilando il modulo allegato alla presente Procedura:

Il documento deve essere riempito in ogni sua parte, al fine di fornire al destinatario gli elementi utili a consentirgli di procedere alle dovute ed appropriate verifiche ed ai controlli a riscontro della fondatezza dei fatti ricompresi nell’oggetto della segnalazione.

La segnalazione dovrà essere inserita in doppia busta chiusa, la prima con i dati identificativi del segnalante e copia del documento di riconoscimento, la seconda con la segnalazione. Entrambe le buste dovranno, poi, essere inserite in una terza busta con evidenza della dicitura RISERVATA PERSONALE.

La segnalazione sarà custodita con modalità tali da garantire la massima riservatezza ed il destinatario avrà l’onere di mantenere riservati i dati identificativi del segnalante per tutta la durata dell’istruttoria del procedimento.

La Segnalazione dovrà poi essere inviata tramite posta raccomandata al seguente indirizzo:

________
Studio Giuri
via_______ Cosseria, 28
Città______ Firenze 20129

Su richiesta dell’interessato, la segnalazione può essere acquisita oralmente in un incontro con l’__________ Avv. Marco Giuri incaricato ed è documentata, previo consenso della persona segnalante, mediante registrazione su un dispositivo idoneo oppure mediante verbale.

CANALE ESTERNO

La persona segnalante può effettuare una segnalazione esterna all’Autorità nazionale anticorruzione (ANAC):

  • se la segnalazione riguarda il Whistleblowing Manager;
  • se si hanno fondati motivi di ritenere che, se si effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito oppure che la stessa segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione;
  • se si ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

I segnalanti possono effettuare direttamente una divulgazione pubblica quando:

  • la persona segnalante ha previamente effettuato una segnalazione interna ed esterna ovvero ha effettuato direttamente una segnalazione esterna e non è stato dato riscontro entro i termini stabiliti in merito alle misure previste o adottate per dare seguito alle segnalazioni;
  • la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
  • la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l’autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa.

Attività di accertamento delle segnalazioni

d.1 ANALISI PRELIMINARE

Tutte le segnalazioni sono oggetto di analisi preliminare svolta dall’O.d.V. al fine di verificare la presenza di dati ed informazioni utili a consentire una prima valutazione della ammissibilità e fondatezza della segnalazione stessa.

Qualora a conclusione della fase di analisi preliminare emerga l’assenza dei requisiti essenziali o la manifesta infondatezza dei fatti richiamati nella segnalazione, quest’ultima è archiviata dall’O.d.V., con le relative motivazioni, fatto salvo quanto previsto al punto d.3.

Qualora, invece, la segnalazione non presenti elementi sufficientemente circostanziati, abbia carattere generico o non vi sia allegata documentazione appropriata o pertinente, l’O.d.V. procederà a richiedere un’integrazione al segnalante, anche con incontro diretto qualora sia stato richiesto.

Se a conclusione della fase di analisi preliminare dovesse emergere, invece, che la segnalazione non rientri tra le tipologie che integrano condotte non rilevanti sotto un profilo penale, ma comunque passibili di sanzioni disciplinari, l’O.d.V. provvederà all’inoltro verso il Responsabile dell’Area Aziendale interessata che avrà cura di prendere provvedimenti.

Nel caso in cui ritenga che la segnalazione non rientri nell’ambito applicativo della presente procedura, il gestore ne dà comunicazione al segnalante, precisandone le ragioni e indicando l’ufficio interno eventualmente competente alla gestione della problematica segnalata.

Ai fini della chiusura della segnalazione, l’O.d.V predispone apposito Report destinato all’Organo dirigente e ne tiene traccia anonimizzata nel Registro delle segnalazioni.

Di tale esito negativo della segnalazione sarà fornita comunicazione al segnalante entro, e non oltre, tre mesi dalla data di comunicazione del ricevimento della segnalazione o, in mancanza, dal momento in cui sono decorsi i 7 giorni dal ricevimento.

d.2 ISTRUTTORIA

Con riferimento a ciascuna segnalazione, laddove a seguito delle analisi preliminari, qualora questa sia ritenuta ammissibile ed emergano o siano comunque desumibili elementi utili e sufficienti per una valutazione della fondatezza della segnalazione medesima, fatto salvo il diritto alla difesa del segnalato, l’O.d.V. provvederà a:

  • avviare analisi specifiche, eventualmente coinvolgendo il Responsabile dell’Area aziendale interessata dalla segnalazione;
  • raccogliere di evidenze documentali a riscontro della segnalazione;
  • intervistare di persone in grado di riferire informazioni utili all’accertamento della violazione;
  • concludere l’istruttoria in qualunque momento, se, sia accertata l’infondatezza della segnalazione.

Nel corso dell’intera istruttoria, l’O.d.V. mantiene delle interlocuzioni con il segnalante, anche in forma cartolare, potendo richiedere anche delle integrazioni. Inoltre, l’O.d.V. ha la possibilità, d’ufficio o su richiesta, di sentire la persona coinvolta nella segnalazione, anche con procedimento cartolare, acquisendo osservazioni scritte o documenti.

d.3 CONCLUSIONE DEL PROCESSO

Al termine dell’istruttoria, che dovrà concludersi entro 3 mesi dalla ricezione della segnalazione o, in mancanza, decorsi 7 giorni dalla sua presentazione, l’O.d.V. provvederà a:

  • dare avviso al segnalante dell’esito dell’istruttoria indicando le misure previste, adottate o da adottare e le motivazioni delle scelte effettuate;
  • richiedere l’avvio di un procedimento disciplinare nei confronti del segnalante, nel caso di segnalazioni in relazione alle quali siano accertate la malafede del segnalante e/o l’intento meramente diffamatorio, eventualmente confermati anche dalla infondatezza della stessa segnalazione;
  • emissione di apposito report destinato all’Organo dirigente, nel quale rendiconta l’iter di gestione della segnalazione e l’esito degli accertamenti svolti.

5. Precauzioni per la tutela del segnalante

La tutela dell’identità del segnalante

Le tutele offerte al whistleblower rappresentano il perno dell’intera disciplina del d.lgs. 24/2023. Eventuali atti di rinuncia o transazione, integrali o parziali, di tali diritti sono, ai sensi del d.lgs. 24/2023, invalidi.

Pertanto, non sarà possibile limitare o escludere il diritto del segnalante a presentare una segnalazione (interna o esterna), a divulgare o denunciare le notizie suddette, in presenza delle condizioni stabilite dalla legge; neppure sarà possibile limitare le tutele fornite al segnalante, divulgatore o denunciante.

Le uniche transazioni o rinunce valide sono quelle rese in sedi protette, pertanto, dinnanzi all’autorità giurisdizionale, amministrativa o in sede sindacale.

L’identità del segnalante, del facilitatore, della persona coinvolta o comunque dei soggetti menzionati nella segnalazione e qualsiasi altra informazione dalla quale possa, direttamente o indirettamente, evincersi la loro identità, oltre al contenuto della segnalazione e dell’eventuale documentazione allegata, devono essere protette in ogni contesto, a partire dal momento dell’invio della segnalazione, anche ricorrendo a strumenti di crittografia (soluzione ritenuta preferibile dall’ANAC), indipendentemente dalla forma in cui la segnalazione viene effettuate (in forma scritta, orale o con incontro diretto).

In ogni caso, le informazioni concernenti l’identità del segnalante sono protette secondo la disciplina prevista per i dati personali.

Inoltre, le informazioni relative all’identità del segnalante e ai documenti oggetto di allegazione sono escluse dal campo di applicazione oggettivo dell’accesso civico, di cui a gli artt. 22 e ss. della l., n. 241/1990, e dell’accesso civico generalizzato ex art. 5 del d.lgs. n. 33/2013.

La riservatezza del segnalante viene garantita anche nella gestione delle segnalazioni esterne da parte di ANAC. La stessa autorità amministrativa competente è tenuta a garantire la riservatezza dell’identità della persona segnalante, della persona coinvolta e della persona menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.

Pertanto, l’identità dei soggetti suindicati e qualsiasi altra informazione o elemento della segnalazione, ivi inclusa la documentazione ad essa allegata, non possono essere rivelate senza il loro espresso consenso se non ai soggetti competenti a ricevere e dare seguito alla segnalazione, purché debitamente autorizzati

Tutela dalle discriminazioni

I segnalanti che denunciano condotte illecite di cui siano venuti a conoscenza in ragione del rapporto di lavoro, non possono essere sanzionati, licenziati o sottoposti ad alcuna misura discriminatoria per motivi collegati, direttamente o indirettamente, alla denuncia.

Per misure discriminatorie si intendono le azioni disciplinari ingiustificate, le molestie sul luogo di lavoro ed ogni altra forma di ritorsione.

Il segnalante che ritiene di aver subito una discriminazione, può denunciare il fatto all’Ispettorato Nazionale del Lavoro, direttamente o tramite organizzazione sindacale indicata dal medesimo.

Federcon S.r.l. promuove, a tutela dei segnalanti, un’efficace attività di sensibilizzazione, comunicazione e formazione sui diritti e gli obblighi relativi alla segnalazione degli illeciti.

La responsabilità del segnalante

La tutela del segnalante non può essere assicurata nei casi in cui questi incorra, con la denuncia, in responsabilità a titolo di calunnia e di diffamazione ai sensi delle disposizioni del Codice Penale, o in responsabilità civile extracontrattuale, ai sensi dell’art. 2043 del Codice Civile.

Nel caso in cui, a seguito di verifiche interne, la segnalazione risulti priva di ogni fondamento, saranno valutate azioni di responsabilità disciplinare o penale nei confronti del segnalante, salvo che questi non produca ulteriori elementi a supporto della propria denuncia.

Se viene accertato che il segnalante abbia agito con dolo o colpa grave saranno applicate proporzionate sanzioni di cui al Sistema disciplinare.

6. Disposizioni finali

Le violazioni degli obblighi previsti dal presente atto configurano una responsabilità disciplinare per inosservanza a disposizioni di servizio.

La procedura individuata nel presente atto per il whistleblowing, nonché i profili di tutela del segnalante e le forme di raccordo con le altre strutture per i reclami, saranno sottoposti a revisione periodica per verificare possibili lacune o incomprensioni anche da parte dei dipendenti e collaboratori.

Scarica il pdf del modello per la presentazione della segnalazione